Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation, di seguito “GDPR”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali La informiamo che i dati personali forniti in qualità di Persona segnalante (di seguito anche “Interessato”) attraverso il presente “Modulo di Segnalazione” o comunque forniti in caso di segnalazione interna di una violazione ai sensi del D.Lgs. 24/2023, saranno trattati, nel rispetto della normativa sopra richiamata e conformemente ai principi di correttezza, liceità e trasparenza da personale autorizzato da Ab Ovo Servizi Integrati S.r.l. ai sensi dell’articolo 29 del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003)

1.Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Titolare del trattamento dei dati personali è Ab Ovo Servizi Integrati S.r.l. con Cod. fiscale e partita IVA: 08724970960, Sede Legale in Via E. De Marchi n. 4 -20125- Milano, (di seguito anche “Società” o “Titolare”) contattabile all’indirizzo di posta elettronica abovo37@pec.it.

2.Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali sono trattati per la gestione delle segnalazioni interne di presunte violazioni, ovvero di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, definiti dall’art. 2 co. 1 lett. a) del D.Lgs. 24/2023, delle quali la Persona segnalante sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di collaborazione con il Titolare. I dati personali trattati sono quelli contenuti nella segnalazione interna, e/o in atti e documenti a questa allegati che si riferiscono alla Persona segnalante e ogni altro eventuale soggetto coinvolto.

I dati personali possono essere altresì trattati per lo svolgimento delle necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, per l’adozione di adeguate misure correttive e l’introduzione di opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle violazioni. La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali è rappresentata dall’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (Art. 6 comma 1, lett. c) del GDPR), e nello specifico, previsto dal D.Lgs. 24/2023. Il trattamento potrà eventualmente riguardare anche dati particolari e dati relativi a condanne penali e reati qualora inclusi nella segnalazione secondo quanto disposto dagli articoli 9 e 10 del GDPR.

L’identità del lavoratore potrà essere comunicata anche ad altri soggetti.

3.Categorie di destinatari dei dati

I dati personali forniti saranno trattati dall’Organo Whistleblowing e da parte di ulteriori soggetti interni alla Società in qualità di soggetti autorizzati al trattamento dal Titolare, al fine di dare seguito e riscontro alle segnalazioni ricevute, in ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, e attivare l’eventuale sistema disciplinare previsto, nonché intraprendere le azioni correttive finalizzate ad evitare situazioni analoghe rispetto a quelle oggetto della Segnalazione.

Nel caso in cui la Società affidi ad un soggetto terzo l’incarico di gestione del canale di segnalazione, i suddetti dati personali saranno tratti da tale soggetto in qualità di Responsabile del trattamento designato dal Titolare ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Tali dati saranno trattati esclusivamente per il tramite di personale espressamente autorizzato e nel rispetto di quanto previsto dal D.Lgs 24/2023.

I dati personali non saranno soggetti a diffusione ma potranno essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria. Nessuno dei dati raccolti sarà trasferito verso Paesi Terzi, intesi quali Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora la segnalazione sia esterna e venga presentata, come previsto dagli artt. 6 e 7 del D.lgs. 24/2023, all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), le informazioni relative al trattamento dei dati personali verranno fornite dall’Autorità stessa mediante gli appositi canali.   

4.Criteri dei tempi di conservazione

Le segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del presente D.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR e 3, comma 1, lettera e), del D.lgs.51 del 2018. Decorso il periodo massimo di cinque anni le informazioni riferite alla segnalazione potranno essere conservate dalla Società al fine di garantire e preservare il proprio diritto di difesa e dare prova, ove richiesto, della corretta gestione delle segnalazioni ricevute. In tal caso i dati personali della Persona segnalante saranno anonimizzati.

5.Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali verrà effettuato esclusivamente da personale espressamente autorizzato, con modalità tali da garantire la riservatezza dell’identità della Persona segnalante e del contenuto delle segnalazioni interne e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali. Al fine di garantire la riservatezza della Persona segnalante per tutta la durata della gestione della segnalazione interna, l’identità della stessa sarà conosciuta dai soggetti espressamente autorizzati alla gestione delle segnalazioni. Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del c.p. o dell’art. 2043 del c.c. ovvero, ove applicabile, nell’ambito del procedimento penale e nei modi e limiti di quanto previsto dall’art. 329 c.p.p., l’identità della Persona segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le citate eccezioni, l’identità della Persona segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso, e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

6.Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

7.Diritti degli interessati

Gli artt. 15-22 GDPR conferiscono agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti, quali, per esempio, il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento. I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare all’indirizzo sopra citato. L’Interessato potrà proporre reclamo ai sensi dell’art. 57 lett. f) GDPR all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. Nel caso in cui l’esercizio dei diritti di cui sopra da parte del segnalato possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla protezione e riservatezza dei dati personali del segnalante, il Titolare potrà limitare, ritardare ovvero escludere tale esercizio, ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 1, lett. f) del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003), e non dare seguito all’istanza. In tali casi, i diritti dell’Interessato, ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 3 del Codice Privacy, possono essere esercitati tramite il Garante con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy.